Download Mẫu công văn chuẩn đầy đủ mới nhất bản word, Mẫu công văn là gì?
Công văn là một văn bản trao đổi thông tin giữa các tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức với nhá nhân nhằm hướng đến những mục đích cụ thể.
Lưu ý khi soạn công văn
Mẫu công văn gửi đến cá nhân hay tập thể bao gồm đầy đủ thông tin về nơi nhận, nơi gửi, trích yếu nội dung của công văn, nội dung công văn,... Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
- Mở đầu vấn đề
- Giải quyết vấn đề
- Kết luận vấn đề
* Cách viết phần mở đầu vấn đề:
Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.
Ví dụ: "Dựa trên Hợp đồng số ......... được ký kết giữa Công ty ........... và Công ty ............. nagyf/tháng/năm, về vấn đề .............. Theo nội dung thỏa thuận tại Điều........... tuy nhiên, hiện tại ............... "
* Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:
Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:
- Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết. Ví dụ: Theo đơn đề nghị của tập thể người dân tại ........... về vấn đề ..............., UBND xã/phường xin ý kiến chỉ đạo của ........... về việc ..............."
- Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.
Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc:
+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác.
+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.
* Cách viết phần kết thúc công văn:
Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).
Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.
